1. Quién trata tus datos
TrophyLand hace a mano réplicas de trofeos de caza, fincas, escenas, mascotas y otros encargos personalizados. Somos responsables de los datos personales que tratamos en esta web, en el formulario de pedido, en la página de seguimiento de cada pedido y en nuestra plataforma interna de gestión.
Responsable del tratamiento:
- Titular: TrophyLand
- Correo electrónico: facturacion@trophyland.es
2. Los clientes no tienen cuenta
Como cliente no tienes usuario ni contraseña en TrophyLand, y no hay forma de registrarse. No te pedimos que crees una cuenta para pedir, pagar ni seguir tu pedido: lo sigues con un enlace privado que te enviamos (apartado 5).
La plataforma de gestión (las páginas bajo /admin) es solo para:
- El equipo de TrophyLand (administración, finanzas y logística).
- Los proveedores externos (diseño, fabricación, pintura) a los que invitamos con su correo.
Si alguien que no está invitado intenta entrar, no le enviamos ningún código de acceso. Si lo intenta con su cuenta de Google, cerramos la sesión en el acto sin darle acceso a ningún dato; el servicio de acceso puede guardar el nombre y el correo de ese intento, que borramos si nos lo pides.
3. Qué datos tratamos
Si solo visitas la web:
- Ningún dato que te identifique. No usamos analítica, publicidad ni píxeles de seguimiento.
- Los registros técnicos del servidor (dirección IP, navegador, página pedida) que genera cualquier visita, necesarios para servir la web y resolver errores.
Si nos escribes por WhatsApp, correo o teléfono:
- Lo que tú nos cuentes: nombre, número o correo, el encargo que quieres, fotos o vídeos.
- El personalizador de productos y el formulario de contacto no nos envían nada: preparan un mensaje de WhatsApp en tu dispositivo, y solo nos llega si tú lo envías.
Cuando haces un pedido (formulario, tienda online o con nuestro equipo):
- Nombre, correo electrónico y teléfono.
- Dirección de envío (dirección, código postal, ciudad, provincia y país).
- Si pides en nombre de una empresa, club o coto: razón social, NIF/CIF y datos de facturación.
- Los productos, medidas, textos, colores e indicaciones de personalización, y tus comentarios.
- Los archivos que nos envíes (fotos, vídeos, logos o PDF). Pueden contener datos personales si así lo decides.
- La referencia de presupuesto, si te la hemos dado.
Durante la vida del pedido:
- Las propuestas de diseño y las fotos del resultado que te enseñamos.
- Tus aprobaciones, rechazos y comentarios sobre ellas.
- El transportista, el número de seguimiento y los eventos de entrega que nos facilita.
- Los cobros y, si la pides, la factura.
Si compras en nuestra tienda online (Shopify), importamos de allí los datos del pedido (nombre, correo, teléfono, direcciones y notas) para gestionarlo como el resto.
Si eres del equipo o proveedor invitado:
- Nombre, correo, rol y fecha del último acceso.
- Para proveedores, además: persona de contacto, teléfono, NIF, dirección de recogida y datos de facturación.
- Los archivos, notas y cobros que registres en la plataforma.
Para frenar el spam en el formulario de pedido guardamos una huella cifrada (hash con sal) de tu dirección IP, nunca la IP en claro.
No tomamos decisiones automatizadas ni elaboramos perfiles sobre ti.
4. Para qué los usamos y con qué base legal
- Responder a tus consultas y prepararte un presupuesto. Base legal: aplicar, a petición tuya, medidas previas a un contrato (art. 6.1.b RGPD).
- Gestionar tu pedido de principio a fin (diseño, validaciones, fabricación, envío, entrega e incidencias) y escribirte sobre él. Base legal: la ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
- Emitir facturas y llevar la contabilidad. Base legal: obligaciones legales fiscales y mercantiles (art. 6.1.c RGPD).
- Proteger el formulario y la plataforma contra el spam, el abuso y los accesos indebidos. Base legal: nuestro interés legítimo en un servicio seguro (art. 6.1.f RGPD).
- Dar acceso a la plataforma al equipo y a los proveedores y coordinar con ellos la producción. Base legal: la relación laboral o contractual que tenemos con ellos (art. 6.1.b RGPD).
La casilla que marcas en el formulario confirma que has leído esta información. Necesitamos tus datos para hacer el pedido: sin ellos no podemos prepararlo.
Solo te escribimos sobre tus pedidos. No te enviamos publicidad.
5. Tu enlace de seguimiento
Cada pedido tiene una página de seguimiento con una dirección única y privada (por ejemplo, /seguimiento/…). Te la damos al confirmar el pedido y va en nuestros correos. Funciona como una llave: no pide usuario ni contraseña, porque no tienes cuenta.
Quien tenga el enlace puede ver:
- El número de pedido y tu nombre (o el de tu empresa o club).
- Los productos, cantidades y textos de personalización.
- El estado del pedido y las fechas previstas o reales.
- Las propuestas de diseño, las fotos del resultado y los comentarios de las revisiones.
- El transportista, el número de seguimiento y el historial de entrega.
Desde ese enlace también se puede aprobar o rechazar un diseño y confirmar que el pedido ha llegado.
La página nunca muestra tu correo, tu teléfono, tu dirección, los importes ni nuestras notas internas.
Cómo protegemos el enlace:
- Es un identificador aleatorio de 122 bits, imposible de adivinar en la práctica.
- Pedimos a los buscadores que no lo indexen y no aparece en el mapa del sitio.
- El navegador no lo envía a otras webs al salir (no-referrer).
- Los archivos se sirven con enlaces temporales que caducan en pocos minutos y no se guardan en caché.
El enlace no caduca mientras exista el pedido, así que trátalo como una contraseña y compártelo solo con quien deba ver o decidir sobre el pedido. Si lo has compartido por error, escríbenos a facturacion@trophyland.es y lo revisamos contigo.
Las acciones hechas desde el enlace (aprobar, rechazar, confirmar la recepción) quedan registradas con su fecha en tu pedido.
El formulario de pedido (/formulario) no muestra datos de nadie: solo recoge lo que escribes. Las subidas de archivos usan una sesión temporal que caduca a las 2 horas y no guarda cookies.
6. Con quién compartimos tus datos
No vendemos ni cedemos tus datos. Solo los compartimos, en lo necesario, con:
- Nuestros proveedores de producción (diseño, fabricación, pintura): reciben productos, personalización y archivos. No ven tu nombre, correo ni teléfono. Solo si un proveedor te envía el pedido directamente recibe la dirección de envío.
- Las empresas de transporte (como Correos o SEUR), con los datos de envío. Para consultar el estado del envío solo les mandamos el número de seguimiento.
- Los proveedores tecnológicos que nos prestan el servicio como encargados del tratamiento: alojamiento web, base de datos y acceso a la plataforma (Neon), almacenamiento de archivos y envío de correo.
- WhatsApp (Meta), si eliges escribirnos por ahí, según su propia política de privacidad.
- Shopify, si compras en nuestra tienda online, según su propia política. Algunas fotos de producto se cargan desde sus servidores, que reciben la dirección IP técnica necesaria para enviarlas.
- Google, solo para el equipo y los proveedores que inician sesión con su cuenta de Google.
- Administraciones, juzgados o autoridades, cuando una ley nos obligue.
7. Transferencias internacionales
Algunos proveedores tecnológicos pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Solo trabajamos con los que ofrecen las garantías del RGPD, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Puedes pedirnos más información en facturacion@trophyland.es.
8. Cuánto tiempo los conservamos
- Consultas y presupuestos que no acaban en pedido: lo que dure la conversación y, como mucho, un año después.
- Pedidos, sus datos y sus archivos: mientras dure la relación y, después, el tiempo necesario para atender reclamaciones o garantías.
- Facturas y documentación contable: los plazos de la ley fiscal y mercantil (en general 4 años según la Ley General Tributaria y 6 según el Código de Comercio).
- Archivos subidos al formulario que no llegan a formar parte de un pedido: se borran solos en 24 horas.
- Accesos del equipo y de los proveedores: mientras dure la colaboración. Después se desactivan y solo quedan los datos ligados a pedidos o facturas.
Cuando ya no hacen falta, los datos se borran o se anonimizan.
10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo:
- Conexiones cifradas (HTTPS).
- Acceso a la plataforma solo por invitación y por roles: nadie puede registrarse y cada persona ve solo lo que necesita.
- Archivos privados servidos con enlaces temporales.
- Credenciales de integraciones cifradas.
- Registro de cambios en los pedidos.
Ningún sistema es infalible. Si detectamos una brecha de seguridad que te afecte, actuaremos según exige el RGPD.
11. Tus derechos
Puedes ejercer gratis tus derechos de:
- Acceso: saber qué datos tuyos tratamos.
- Rectificación: corregirlos.
- Supresión: borrarlos.
- Oposición y limitación del tratamiento.
- Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado.
Como no tienes cuenta, escríbenos a facturacion@trophyland.es indicando qué derecho quieres ejercer y el número de pedido o el correo con el que nos contactaste. Si hace falta, te pediremos que acredites tu identidad. Te responderemos en un mes como máximo.
Algunos datos no se pueden borrar mientras la ley nos obligue a conservarlos, por ejemplo las facturas.
Si crees que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
12. Menores
Los pedidos deben hacerlos mayores de 18 años o personas con capacidad para contratar. Si el encargo es para un menor, debe hacerlo el adulto o la entidad responsable.
Si nos das nombres o fotos de otras personas para un encargo, confirmas que puedes hacerlo y que les has informado.
13. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política si cambian nuestros servicios o la ley. La fecha de arriba indica la última versión. Si el cambio es importante y tienes un pedido en curso, te lo diremos.
14. Contacto
Para cualquier duda sobre privacidad escríbenos a facturacion@trophyland.es.